Tillbaka till checklistorna
prevent.se

Inför rätt IT - Förbättringsarbete

Checklista för delprocessen Kontinuerligt förbättringsarbete av digitala arbetsmiljön. Med kontinuerligt förbättringsarbete avses alla sådana aktiviteter och åtgärder som återkommande behöver göras för att bibehålla och utveckla IT-systemets effektivitet, kvalitet, säkerhet, användbarhet och användarnas tillfredsställelse och god digital arbetsmiljö. För mer information och tips, klicka på ”i”-symbolen till höger.

Senast ändrad av:
Prevent 2024-02-22

Checklistan kan användas av chef och skyddsombud för att undersöka vilka risker som finns i verksamheten, till exempel vid en arbetsmiljö- eller skyddsrond. Vissa frågor kan ni behöva gå runt och undersöka, medan andra kan diskuteras vid ett möte. Om det är någon fråga i checklistan som inte är relevant för er kan ni hoppa över den. Tänk på att det kan finnas specifika risker i er verksamhet som inte tas upp i den här checklistan. Kanske behöver ni då ta hjälp av fler checklistor eller undersöka riskerna på annat sätt.

En undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön ska leda till förslag på åtgärder för att få bort eller minska riskerna. Kan de inte åtgärdas på en gång ska de skrivas upp i en handlingsplan. Det kan också vara praktiskt att skriva in i handlingsplanen sådana åtgärder som genomförs omedelbart. Slutligen ska ni kontrollera att de åtgärder som har genomförts har fungerat och fått önskad effekt. Riskbedömningen kan alltså beskrivas som en process i de fyra stegen undersöka – riskbedöma – åtgärda – kontrollera.

Behöver ni mer stöd i arbetsmiljöarbetet? Hos Prevent finns information, verktyg, böcker och utbildningar framtagna av arbetsgivare och fackförbund gemensamt. Se www.prevent.se

Checklistan baseras på delar av följande lagar och föreskrifter: AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) AFS 1998:5 Arbete vid bildskärm SFS 1977:1160 Arbetsmiljölagen (AML) SFS 1976:580 Medbestämmandelagen

Spara din checklista

Länken till din checklista sparas på Mina sidor. Du kan också spara den som pdf eller skriva ut den. OBS! Pdf:en går inte att redigera.
Gå till Mina Sidor

Vill du använda checklistan?

Fyll i namn och e-post för att få länken till din digitala checklista.

För att skriva ut checklistan behöver du fylla i namn och e-post. En digital checklista skickas också till din e-post.

För att ladda ner checklistan som pdf behöver du fylla i namn och e-post. En digital checklista skickas också till din e-post.

Läs vår policy kring personuppgifter

Du har inte svarat på alla frågor

Är du säker på att du vill spara som PDF utan att besvara alla frågor i checklistan?

Användbarhet och digital arbetsmiljö

1Ingår den digitala arbetsmiljön i organisationens systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) så att alla IT-system följs upp ur ett arbetsmiljöperspektiv?

Kommentar

I det systematiska arbetsmiljöarbetet ingår kontinuerliga uppföljningar. Där kontrolleras om problem uppstått, liksom användbarhet, effektivitet och verksamhetsnytta.

Tips och råd

Ta fram en process som analyserar användarnas digitala arbetsmiljö. Undersök sedan digitala arbetsmiljön vid regelbundna IT-skyddsronder som en del av SAM. Se till att åtgärder för att minska arbetsmiljörisker följs upp.

Riskbedömning:

2Görs regelbundna uppföljningar av medarbetarnas digitala arbetsmiljö när det gäller fysiska problem, stressrelaterade problem och andra hälsoeffekter?

Kommentar

Problem som beror på digitala arbetsmiljön är vanliga då man arbetar en större del av dagen med IT-system. Effekterna visar sig ofta på lång sikt.

Tips och råd

Det finns ett antal olika metoder för att göra sådana undersökningar. Att etablera IT-ronder är ett exempel. Andra metoder är bl.a. enkäter som QPS Nordic eller observationsintervjuer som UDIPA.

Riskbedömning:

3Finns etablerade arbetssätt för att återkommande utvärdera IT-systemens nytta för verksamheten?

Kommentar

Det är nödvändigt att följa upp i vilken grad IT-system är till nytta för verksamheten och om de förväntade effekterna uppnås. System som inte innebär verksamhetsnytta utgör i sig ett digitalt arbetsmiljöproblem.

Tips och råd

Gör kontinuerliga mätningar mot uppsatta effekt- och nyttomål enligt en framtagen mätplan. Ta fram en policy för ständiga förbättringar.

Riskbedömning:

4Finns frågor om den digitala arbetsmiljön med som ett område i återkommande enkäter till de anställda?

Riskbedömning:

5Finns nyckeltal för de viktigaste arbetsuppgifterna i IT-systemen?

Kommentar

Det är vanligt att de anställda märker att samtidigt som en del saker förbättras vid uppgraderingar, så har andra, som fungerade bra, försämrats.

Tips och råd

Definiera ett antal centrala uppgifter som inte får ta fler klick eller mer tid i ett uppgraderat system. (T.ex: ”Antalet klick för att kontera en faktura får inte överskrida 7 i den nya systemversionen.)

Riskbedömning:

Förbättringsåtgärder

6Är det klarlagt vem som har ansvar för att inleda ett förbättringsarbete efter utvärdering av den digitala arbetsmiljön eller av IT-systemen?

Kommentar

Det räcker inte att konstatera att det finns ett förbättrings- eller förändringsbehov. Det måste också vara möjligt att besluta om förändringar utan onödig fördröjning.

Tips och råd

Se till att är tydligt vem som ansvarar för att inleda förbättringsprojekt och vem som beslutar om dem. Finansiering av det framtida förbättringsarbetet måste ingå i planeringen av IT-systemets livscykel redan från början.

Riskbedömning:

Utbildningsinsatser

7Finns rutiner för utbildning av användare för att förbättra effektiviteten och minska problem kring den digitala arbetsmiljön?

Kommentar

Utbildning är ett bra sätt att hjälpa användarna att hitta effektiva arbetssätt i de system de använder. Utbildning hjälper också till att minska de digitala arbetsmiljöproblemen.

Tips och råd

Om det inte är möjligt att permanent lösa ett problem ska användarna utbildas i att undvika eller lösa problem som uppkommer ofta.

Riskbedömning:

8Finns program och avsatt tid för att utbilda nya anställda?

Kommentar

Nyanställda måste ges goda förutsättningar att snabbt komma in i en effektiv användning av organisationens IT-system.
Det räcker inte med teoretisk utbildning, utan ofta finns även behov av praktisk utbildning och handledning.

Tips och råd

Se till att det finns rutiner och resurser för utbildning, handledning och support för nyanställda. De måste få tid att sätta sig in i de IT-system som används.

Riskbedömning:

Övrigt

Här kan ni notera risker som behöver åtgärdas som inte finns med i checklistan

Mall för riskbedömning och handlingsplan
Dokumentnamn
Inför rätt IT - Förbättringsarbete
Checklistans namnDatumVersion
FöretagFramtagen avGodkänd av
Deltagare
BeskrivningListan baseras på följande föreskrifter
Checklista för delprocessen Kontinuerligt förbättringsarbete av digitala arbetsmiljön. Med kontinuerligt förbättringsarbete avses alla sådana aktiviteter och åtgärder som återkommande behöver göras för att bibehålla och utveckla IT-systemets effektivitet, kvalitet, säkerhet, användbarhet och användarnas tillfredsställelse och god digital arbetsmiljö. För mer information och tips, klicka på ”i”-symbolen till höger.

Checklistan kan användas av chef och skyddsombud för att undersöka vilka risker som finns i verksamheten, till exempel vid en arbetsmiljö- eller skyddsrond. Vissa frågor kan ni behöva gå runt och undersöka, medan andra kan diskuteras vid ett möte. Om det är någon fråga i checklistan som inte är relevant för er kan ni hoppa över den. Tänk på att det kan finnas specifika risker i er verksamhet som inte tas upp i den här checklistan. Kanske behöver ni då ta hjälp av fler checklistor eller undersöka riskerna på annat sätt.

En undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön ska leda till förslag på åtgärder för att få bort eller minska riskerna. Kan de inte åtgärdas på en gång ska de skrivas upp i en handlingsplan. Det kan också vara praktiskt att skriva in i handlingsplanen sådana åtgärder som genomförs omedelbart. Slutligen ska ni kontrollera att de åtgärder som har genomförts har fungerat och fått önskad effekt. Riskbedömningen kan alltså beskrivas som en process i de fyra stegen undersöka – riskbedöma – åtgärda – kontrollera.

Behöver ni mer stöd i arbetsmiljöarbetet? Hos Prevent finns information, verktyg, böcker och utbildningar framtagna av arbetsgivare och fackförbund gemensamt. Se www.prevent.se 		AFS 2015:4Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) AFS 1998:5Arbete vid bildskärm SFS 1977:1160Arbetsmiljölagen (AML) SFS 1976:580Medbestämmandelagen

Användbarhet och digital arbetsmiljö

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
1. Ingår den digitala arbetsmiljön i organisationens systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) så att alla IT-system följs upp ur ett arbetsmiljöperspektiv?
2. Görs regelbundna uppföljningar av medarbetarnas digitala arbetsmiljö när det gäller fysiska problem, stressrelaterade problem och andra hälsoeffekter?
3. Finns etablerade arbetssätt för att återkommande utvärdera IT-systemens nytta för verksamheten?
4. Finns frågor om den digitala arbetsmiljön med som ett område i återkommande enkäter till de anställda?
5. Finns nyckeltal för de viktigaste arbetsuppgifterna i IT-systemen?

Förbättringsåtgärder

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
6. Är det klarlagt vem som har ansvar för att inleda ett förbättringsarbete efter utvärdering av den digitala arbetsmiljön eller av IT-systemen?

Utbildningsinsatser

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
7. Finns rutiner för utbildning av användare för att förbättra effektiviteten och minska problem kring den digitala arbetsmiljön?
8. Finns program och avsatt tid för att utbilda nya anställda?
Övrigt Här kan ni notera risker som behöver åtgärdas som inte finns med i checklistan

© Prevent – Arbetsmiljö i samverkan Svenskt Näringsliv, LO och PTK
Fler checklistor hittar du på www.prevent.se/checklistor

Checklistan är redan sparad och en länk har skickats till din e-postadress.