Tillbaka till checklistorna
prevent.se

Inför rätt IT - Införande

Checklista för delprocessen Organisatoriskt införande av IT-system. Med organisatoriskt införande menas verksamhetsmässiga aspekter (i motsats till rent tekniska aspekter). På engelska skiljer man mellan implementation och deployment, där deployment står för frågor om arbetsorganisation, arbetsprocesser, arbetsuppgifter, kompetenser, utbildning, användarstöd etc. För mer information och tips, klicka på ”i”-symbolen till höger.

Senast ändrad av:
Prevent 2024-02-22

Checklistan kan användas av chef och skyddsombud för att undersöka vilka risker som finns i verksamheten, till exempel vid en arbetsmiljö- eller skyddsrond. Vissa frågor kan ni behöva gå runt och undersöka, medan andra kan diskuteras vid ett möte. Om det är någon fråga i checklistan som inte är relevant för er kan ni hoppa över den. Tänk på att det kan finnas specifika risker i er verksamhet som inte tas upp i den här checklistan. Kanske behöver ni då ta hjälp av fler checklistor eller undersöka riskerna på annat sätt.

En undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön ska leda till förslag på åtgärder för att få bort eller minska riskerna. Kan de inte åtgärdas på en gång ska de skrivas upp i en handlingsplan. Det kan också vara praktiskt att skriva in i handlingsplanen sådana åtgärder som genomförs omedelbart. Slutligen ska ni kontrollera att de åtgärder som har genomförts har fungerat och fått önskad effekt. Riskbedömningen kan alltså beskrivas som en process i de fyra stegen undersöka – riskbedöma – åtgärda – kontrollera.

Behöver ni mer stöd i arbetsmiljöarbetet? Hos Prevent finns information, verktyg, böcker och utbildningar framtagna av arbetsgivare och fackförbund gemensamt. Se www.prevent.se

Checklistan baseras på delar av följande lagar och föreskrifter: AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) AFS 1998:5 Arbete vid bildskärm SFS 1977:1160 Arbetsmiljölagen (AML)

Spara din checklista

Länken till din checklista sparas på Mina sidor. Du kan också spara den som pdf eller skriva ut den. OBS! Pdf:en går inte att redigera.
Gå till Mina Sidor

Vill du använda checklistan?

Fyll i namn och e-post för att få länken till din digitala checklista.

För att skriva ut checklistan behöver du fylla i namn och e-post. En digital checklista skickas också till din e-post.

För att ladda ner checklistan som pdf behöver du fylla i namn och e-post. En digital checklista skickas också till din e-post.

Läs vår policy kring personuppgifter

Du har inte svarat på alla frågor

Är du säker på att du vill spara som PDF utan att besvara alla frågor i checklistan?

Nya IT-system

1Är tidpunkten för införandet bestämd? Är den möjlig att påverka?

Kommentar

Större förändringar i verksamheten bör ske vid den tidpunkt som passar bäst för verksamheten.

Tips och råd

Eftersträva så stor flexibilitet som möjligt.

Riskbedömning:

2Är tidpunkten för införandet rimlig med tanke på verksamheten?

Kommentar

Införandet bör inte ske vid verksamhetstoppar eller när personalen är extra belastad. Det bör avsättas extra tid och resurser för utbildning i det nya systemet.

Tips och råd

Undersök vilka tider som är särskilt olämpliga för införanden. Det kan gälla såväl vissa veckodagar, vissa tider i månaden, eller tider på året (säsong, årsbokslut, o.s.v.). Kontrollera att tillräcklig support finns tillgänglig före, under och efter själva införandet.

Riskbedömning:

3Finns det en plan för att anpassa arbetsbelastningen vid införandet?

Kommentar

Om det är ett omfattande IT-system som ska införas kan det finnas behov av resursförstärkningar, eller reducerad verksamhet, under en period kring införandet.

Tips och råd

Gör tidigt en plan för åtgärder vid införandet. Extrapersonal kan behöva bokas upp långt i förväg och eventuellt läras upp.

Riskbedömning:

4Kommer även angränsande system att påverkas, utvecklas eller förändras samtidigt?

Kommentar

Samtidiga förändringar av flera system innebär kraftigt förhöjda risker. Förutom risken för oförutsedda tekniska konsekvenser finns risk att resurserna för att sköta flera projekt samtidigt inte räcker till. Det blir också krävande för användarna att lära sig flera nya system samtidigt.

Tips och råd

Fördela införanden eller uppdateringar så att de inte sammanfaller. Det kräver ofta samordning mellan flera enheter i organisationen, eftersom enheterna ibland inte känner till varandras kommande förändringar. Stegvisa eller inkrementella förändringar är att föredra.

Riskbedömning:

5Är organisationens arbetsmiljöansvariga väl förberedda inför de kommande förändringarna?

Kommentar

Om arbetsmiljöansvariga inte varit delaktiga i förändringsarbetet är risken överhängande för stora problem med arbetsmiljön i samband med förändringarna.

Tips och råd

Upprätta en plan för alla insatser, i god tid före införandet. Den ska innehålla såväl resurser som kompetenser. Ta också höjd för oförutsedda svårigheter.

Riskbedömning:

Nya arbetsprocesser

6Ska systemet användas för nya eller förändrade arbetsprocesser eller arbetsuppgifter?

Kommentar

Nya arbetsprocesser och arbetsuppgifter måste utformas, förankras, förklaras och förberedas i god tid. Att både lära sig nytt arbetssätt och nya verktyg innebär en dubbel belastning för de anställda.

Tips och råd

Se till att de nya arbetsprocesserna är utformade redan tidigt i projektet, till exempel genom målbildsarbete. Då kan införandet av såväl nya arbetsprocesser och nytt IT-system planeras i god tid. Se till att införandet är väl förankrat.

Riskbedömning:

7Har arbetsmiljökonsekvenserna av de nya arbetsprocesserna analyserats?

Kommentar

En tidig riskbedömning kring de kommande förändringarna gör det lättare att förebygga digitala arbetsmiljöproblem.

Tips och råd

Se till att såväl projektledning som arbetsmiljöansvariga inom organisationen har kompetens och metoder för sådana konsekvensanalyser.

Riskbedömning:

8Har de system som ska stödja olika delar av ett arbetsflöde integrerats så att de fungerar ihop?

Kommentar

En arbetstagare använder så gott som alltid flera IT-system. Om inte systemen är väl integrerade innebär det ofta extra arbete för den anställde (i form av att till exempel flytta data mellan systemen). Det leder till frustration och säkerligen minskad effektivitet.

Tips och råd

God integration ska prioriteras under utvecklingen. Om integrationen brister måste kostnaderna för tid och ansträngning kartläggas, och bättre integration prioriteras i arbetet med kommande förbättringar. Om integration är omöjlig måste stödåtgärder sättas in för att hjälpa medarbetarna.

Riskbedömning:

9Har man inför utveckling eller upphandling ställt krav på att det nya systemets gränssnitt och funktioner ska stämma överens med de befintliga systemen (så långt det är möjligt)?

Kommentar

Om systemen har enhetliga gränssnitt underlättar det för användaren att växla mellan olika system, vilket ökar effektiviteten.

Tips och råd

Skapa i ett tidigt skede en standard (manual) för interaktionsdesign och gränssnitt som nya system ska följa.

Riskbedömning:

Information och delaktighet

10Har all personal fått tydlig information om de kommande förändringarna?

Kommentar

Att alla känner till de kommande förändringarna, vad som kommer att ske, varför och när, ökar tryggheten, tilliten och acceptansen. Detta är en del av det organisatoriska införandet.

Tips och råd

Utforma tidigt en kommunikationsplan som tydliggör hur och när de anställda ska få information.

Riskbedömning:

11Är all personal informerad om den delaktighet i förändringsarbetet som förekommit?

Kommentar

Det är viktigt att de anställda inte bara är delaktiga i förändringsarbetet utan att detta även kommuniceras. Det ger ökat förtroende och tillit, inte minst hos dem som inte själva varit involverade.

Tips och råd

Bör ingå i kommunikationsplanen.

Riskbedömning:

12Finns det ett användarcentrerat arbetssätt vid införandet?

Kommentar

Lika viktigt som det är med aktiv användarmedverkan under förstudie- och utvecklingsfaserna är det att involvera användarna under själva införandet. De kan bidra med viktig kunskap om användningen och förebygga användbarhetsproblem.

Tips och råd

Arbeta enligt en användarcentrerad metod under införandet.
Är det stora system bör det finnas särskilt ansvariga för införandet och förankringen.

Riskbedömning:

Utbildningar

13Finns från projektstart en plan för utbildning och stöd innan, under och efter införandet?

Kommentar

Införandet av ett nytt system måste planeras tidigt, redan innan utvecklingen kommit igång. Utbildning måste ske både före, under och efter införandet.

Tips och råd

Utarbeta en utbildningsplan redan från projektstart.

Riskbedömning:

14Innehåller utbildningar moment om det nya arbetet och inte bara om tekniken (”knapptryckningen”)?

Kommentar

Ofta införs ett nytt arbetssätt samtidigt med ny teknik, och därför måste utbildningarna ta upp ett effektivt arbetssätt med hjälp av det nya systemet. Enbart kunskap om hur systemet fungerar räcker inte.

Tips och råd

Planera utbildningarna efter hur arbetet utförs, och fokusera på hur de viktigaste arbetsuppgifterna ska lösas med det nya systemet. Detta gäller för alla berörda yrkesroller. Säkerställ att utbildningarna tar upp detta innan de börjar genomföras.

Riskbedömning:

15Finns en plan för extra stöd i samband med införandet, till exempel superanvändare?

Kommentar

Ett mer omfattande stöd på plats under den mest akuta införandefasen är ofta effektivt. Superanvändare, d.v.s. extra kunniga kollegor som finns på plats, kan vara en bra lösning.

Tips och råd

Se till att stöd i samband med införandet ingår i införandeplanen. Rekrytering och utbildningar måste planeras i tid. Tänk på att stödpersoner från den ordinarie verksamheten kan lämna luckor efter sig där.

Riskbedömning:

16Finns det en plan för återkommande utbildningar också efter införandet (upp till ett år)?

Kommentar

Det är först efter införandet användarna i detalj förstår vad förändringarna innebär. Därför är det viktigt med återkommande utbildning även efter införandet, inte minst för att hitta effektiva arbetssätt. Risken är annars omfattande problem som kan leva kvar länge.

Tips och råd

Återkommande utbildningar måste ingå i införandeplanen och ges resurser.

Riskbedömning:

Stöd och support

17Är supportorganisationen utbildad och anpassad för det nya systemet?

Kommentar

Ofta behövs utbildning av supportorganisationen. Kanske behöver den förstärkning med nya kompetenser.

Tips och råd

Se till att supportorganisationen ingår i projektets kommunikations- och utbildningsplaner.

Riskbedömning:

18Har supportorganisationen tillräckliga resurser för att ge stöd under och efter införandet?

Kommentar

Behovet av tillräckligt stöd och support under och efter införandet måste analyseras och säkras.

Tips och råd

Se över bemanning, kompetens och resurser inom supportorganisationen. Det kan behövas extraresurser under kritiska faser.

Riskbedömning:

Övrigt

Här kan ni notera risker som behöver åtgärdas som inte finns med i checklistan

Mall för riskbedömning och handlingsplan
Dokumentnamn
Inför rätt IT - Införande
Checklistans namnDatumVersion
FöretagFramtagen avGodkänd av
Deltagare
BeskrivningListan baseras på följande föreskrifter
Checklista för delprocessen Organisatoriskt införande av IT-system. Med organisatoriskt införande menas verksamhetsmässiga aspekter (i motsats till rent tekniska aspekter). På engelska skiljer man mellan implementation och deployment, där deployment står för frågor om arbetsorganisation, arbetsprocesser, arbetsuppgifter, kompetenser, utbildning, användarstöd etc. För mer information och tips, klicka på ”i”-symbolen till höger.

Checklistan kan användas av chef och skyddsombud för att undersöka vilka risker som finns i verksamheten, till exempel vid en arbetsmiljö- eller skyddsrond. Vissa frågor kan ni behöva gå runt och undersöka, medan andra kan diskuteras vid ett möte. Om det är någon fråga i checklistan som inte är relevant för er kan ni hoppa över den. Tänk på att det kan finnas specifika risker i er verksamhet som inte tas upp i den här checklistan. Kanske behöver ni då ta hjälp av fler checklistor eller undersöka riskerna på annat sätt.

En undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön ska leda till förslag på åtgärder för att få bort eller minska riskerna. Kan de inte åtgärdas på en gång ska de skrivas upp i en handlingsplan. Det kan också vara praktiskt att skriva in i handlingsplanen sådana åtgärder som genomförs omedelbart. Slutligen ska ni kontrollera att de åtgärder som har genomförts har fungerat och fått önskad effekt. Riskbedömningen kan alltså beskrivas som en process i de fyra stegen undersöka – riskbedöma – åtgärda – kontrollera.

Behöver ni mer stöd i arbetsmiljöarbetet? Hos Prevent finns information, verktyg, böcker och utbildningar framtagna av arbetsgivare och fackförbund gemensamt. Se www.prevent.se 		AFS 2015:4Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) AFS 1998:5Arbete vid bildskärm SFS 1977:1160Arbetsmiljölagen (AML)

Nya IT-system

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
1. Är tidpunkten för införandet bestämd? Är den möjlig att påverka?
2. Är tidpunkten för införandet rimlig med tanke på verksamheten?
3. Finns det en plan för att anpassa arbetsbelastningen vid införandet?
4. Kommer även angränsande system att påverkas, utvecklas eller förändras samtidigt?
5. Är organisationens arbetsmiljöansvariga väl förberedda inför de kommande förändringarna?

Nya arbetsprocesser

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
6. Ska systemet användas för nya eller förändrade arbetsprocesser eller arbetsuppgifter?
7. Har arbetsmiljökonsekvenserna av de nya arbetsprocesserna analyserats?
8. Har de system som ska stödja olika delar av ett arbetsflöde integrerats så att de fungerar ihop?
9. Har man inför utveckling eller upphandling ställt krav på att det nya systemets gränssnitt och funktioner ska stämma överens med de befintliga systemen (så långt det är möjligt)?

Information och delaktighet

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
10. Har all personal fått tydlig information om de kommande förändringarna?
11. Är all personal informerad om den delaktighet i förändringsarbetet som förekommit?
12. Finns det ett användarcentrerat arbetssätt vid införandet?

Utbildningar

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
13. Finns från projektstart en plan för utbildning och stöd innan, under och efter införandet?
14. Innehåller utbildningar moment om det nya arbetet och inte bara om tekniken (”knapptryckningen”)?
15. Finns en plan för extra stöd i samband med införandet, till exempel superanvändare?
16. Finns det en plan för återkommande utbildningar också efter införandet (upp till ett år)?

Stöd och support

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
17. Är supportorganisationen utbildad och anpassad för det nya systemet?
18. Har supportorganisationen tillräckliga resurser för att ge stöd under och efter införandet?
Övrigt Här kan ni notera risker som behöver åtgärdas som inte finns med i checklistan

© Prevent – Arbetsmiljö i samverkan Svenskt Näringsliv, LO och PTK
Fler checklistor hittar du på www.prevent.se/checklistor

Checklistan är redan sparad och en länk har skickats till din e-postadress.