Tillbaka till checklistorna
prevent.se

Inför rätt IT - Ledningens ansvar

Checklista för delprocessen Ledningens ansvar för digitala arbetsmiljön. Med ledningen menas här den högsta ledningen inom en organisation, d.v.s. den eller de personer som har den roll och det ansvar som enligt Arbetsmiljölagen ligger på arbetsgivaren. Genomgång av frågor, svar och en analys av utfallet bör göras av flera personer i samverkan, till exempel ledningsgruppen tillsammans med skyddsombud eller arbetsmiljöombud. Den högst ansvariga i ledningen har ansvar för denna samverkan. För mer information och tips, klicka på ”i”-symbolen till höger.

Senast ändrad av:
Prevent 2024-02-22

Checklistan kan användas av chef och skyddsombud för att undersöka vilka risker som finns i verksamheten, till exempel vid en arbetsmiljö- eller skyddsrond. Vissa frågor kan ni behöva gå runt och undersöka, medan andra kan diskuteras vid ett möte. Om det är någon fråga i checklistan som inte är relevant för er kan ni hoppa över den. Tänk på att det kan finnas specifika risker i er verksamhet som inte tas upp i den här checklistan. Kanske behöver ni då ta hjälp av fler checklistor eller undersöka riskerna på annat sätt.

En undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön ska leda till förslag på åtgärder för att få bort eller minska riskerna. Kan de inte åtgärdas på en gång ska de skrivas upp i en handlingsplan. Det kan också vara praktiskt att skriva in i handlingsplanen sådana åtgärder som genomförs omedelbart. Slutligen ska ni kontrollera att de åtgärder som har genomförts har fungerat och fått önskad effekt. Riskbedömningen kan alltså beskrivas som en process i de fyra stegen undersöka – riskbedöma – åtgärda – kontrollera.

Behöver ni mer stöd i arbetsmiljöarbetet? Hos Prevent finns information, verktyg, böcker och utbildningar framtagna av arbetsgivare och fackförbund gemensamt. Se www.prevent.se

Checklistan baseras på delar av följande lagar och föreskrifter: AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) AFS 1998:5 Arbete vid bildskärm SFS 1977:1160 Arbetsmiljölagen (AML) SFS 1976:580 Medbestämmandelagen

Spara din checklista

Länken till din checklista sparas på Mina sidor. Du kan också spara den som pdf eller skriva ut den. OBS! Pdf:en går inte att redigera.
Gå till Mina Sidor

Vill du använda checklistan?

Fyll i namn och e-post för att få länken till din digitala checklista.

För att skriva ut checklistan behöver du fylla i namn och e-post. En digital checklista skickas också till din e-post.

För att ladda ner checklistan som pdf behöver du fylla i namn och e-post. En digital checklista skickas också till din e-post.

Läs vår policy kring personuppgifter

Du har inte svarat på alla frågor

Är du säker på att du vill spara som PDF utan att besvara alla frågor i checklistan?

Strategiska IT-frågor

1Är frågor om organisationens IT-systems verksamhetsnytta, användbarhet och de anställdas digitala arbetsmiljö ett prioriterat ansvar för den högsta ledningen?

Kommentar

Arbetsmiljöansvaret ligger enligt Arbetsmiljölagen på arbetsgivaren, det vill säga ledningen. Utan tydligt ansvar från ledningen kommer frågorna ha svårt att genomsyra organisationen.

Tips och råd

Se till att det finns tydligt uttalade riktlinjer som alla känner till för verksamhetsnytta, användbarhet och digital arbetsmiljö.

Riskbedömning:

2Har ledningen utfärdat tydliga riktlinjer om att IT-relaterat förändringsarbete ska utgå från verksamheternas behov och särskilt ta hänsyn till systemens verksamhetsnytta, användbarhet och den digitala arbetsmiljön?

Kommentar

Generella riktlinjer är en grund, men de behöver också specificeras för att alla med roller i förändringsarbetet ska veta på vilka grunder allt IT-förändringsarbete ska bedrivas.

Tips och råd

Se till att det finns tydliga riktlinjer för allt som berör digitala arbetsmiljön. Förändringsarbetet ska utgå från analyser av nuläget och de förändringsbehov som finns. Ta hänsyn till verksamhetsnytta, användbarhet och digital arbetsmiljö. Dessutom ska tydliga effektmål tas fram.

Riskbedömning:

3Finns det arbetssätt för uppföljning och utvärdering som gör att alla med ansvar kommer att följa de strategiska riktlinjerna?

Kommentar

Har ledningen ansvar för att utfärda riktlinjer har de också ansvar för att se till att de följs. Annars finns risk att riktlinjerna inte tas på allvar i organisationen.

Tips och råd

Ta fram rutiner, tidpunkt för uppföljning och utdela ansvar för återrapportering.

Riskbedömning:

4Fungerar den kommunikation som ska se till att de ansvariga följer de strategiska riktlinjerna?

Tips och råd

Skapa en kommunikationsplan för hur man ska nå ut med information om att ansvariga ska följa och följa upp de strategiska riktlinjerna.

Riskbedömning:

Kompetens inom digital arbetsmiljö

5Är det tydligt vem som ansvarar för vad kring den digitala arbetsmiljön?

Kommentar

Det måste vara tydligt vem som har ansvar för vad, både i riktlinjerna och i de ansvarigas befattningsbeskrivning.

Tips och råd

Se till att det finns riktlinjer för alla delar av arbetsmiljöansvaret och att ansvaret framgår i befattningsbeskrivningarna.

Riskbedömning:

6Finns nödvändig kompetens och erforderliga resurser för att hantera frågor om digital arbetsmiljö inom organisationen?

Kommentar

Alla med arbetsmiljöansvar måste ha kunskap om digital arbetsmiljö. Resurser och befogenheter måste dessutom motsvara ansvar och arbetsuppgifter.

Tips och råd

Se till att det finns nödvändig kompetens om digital arbetsmiljö hos arbetsmiljöansvariga och skyddsombud, och att resurser och befogenheter är tillräckliga. Följ upp.

Riskbedömning:

7Finns det ett systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) inom organisationen och fungerar det bra?

Kommentar

SAM är lagstadgat och måste fungera. Tänk på att inkludera även digitala arbetsmiljön i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Tips och råd

Se till att det systematiska arbetsmiljöarbete som berör digitala arbetsmiljön fungerar och följ upp det regelbundet.

Riskbedömning:

8Har företagshälsovården fått tydliga uppdrag och riktlinjer som specifikt rör den digitala arbetsmiljön?

Tips och råd

Se till att digitala arbetsmiljön finns med i företagshälsovårdens uppdrag. Tänk särskilt på detta när ny företagshälsovård upphandlas.

Riskbedömning:

Utvärdering av digital arbetsmiljö

9Finns det rutiner för att återkommande undersöka och utvärdera hur IT-systemen fungerar ur ett nytto-, användbarhets- och arbetsmiljöperspektiv?

Kommentar

Hur IT-systemen fungerar är en strategiskt viktig fråga. Är digitala arbetsmiljön dålig inverkar det negativt på hälsa och produktivitet.

Tips och råd

Ta fram riktlinjer om systematisk uppföljning av digitala arbetsmiljön och hur IT-systemen stödjer verksamheten.

Riskbedömning:

10Påbörjas ett förbättringsarbete när det upptäcks brister hos IT-systemen ur ett effektivitets- och arbetsmiljöperspektiv?

Kommentar

Dåligt fungerande IT-system eller dålig digital arbetsmiljö medför produktivitetsproblem. Därför är det viktigt att åtgärda brister som upptäcks.

Tips och råd

Analysera uppföljningar och utvärderingar. Påbörja förändringsprojekt om det visar sig behövas.

Riskbedömning:

IT-relaterade förändringsprojekt

11Ingår den digitala arbetsmiljön i de riktlinjer för förändrings- och utvecklingsprojekt som rör IT-systemen?

Kommentar

Det är viktigt att ledningen är tydlig med att utveckling inte bara handlar om det tekniska utan även om aspekter som användbarhet och arbetsmiljö.

Tips och råd

Ge specifika riktlinjer i enskilda projekt om hur frågor om digital arbetsmiljö ska hanteras. Följ upp.

Riskbedömning:

12Finns den digitala arbetsmiljön med i beställningsunderlaget eller kravspecifikationen för nya IT-projekt?

Kommentar

För att ta fram IT-system som stödjer en god digital arbetsmiljö måste det finns tydliga krav på användbarhet och digital arbetsmiljö redan i beställningsunderlag och kravspecifikationer.

Tips och råd

Se till att beställningsunderlag och kravspecifikationer innehåller krav på den digitala arbetsmiljön. Här kan man använda sig av redan utarbetade metoder för hur man upphandlar användbarhet.

Riskbedömning:

13Finns tillräcklig kompetens om användbarhet och digital arbetsmiljö i den projektorganisation som ska genomföra IT-projekt?

Kommentar

På alla strategiska positioner i projektorganisationen måste det finnas kompetens om och mandat för att hantera frågor om användbarhet och digital arbetsmiljö. Dessa frågor ska inte vara möjliga att prioritera bort.

Tips och råd

Låt det framgå tydligt i uppdraget för förändringsarbetet att det ska finnas kompetens och resurser för frågor om den digitala arbetsmiljön inom organisationen, och att dessa frågor inte ska kunna prioriteras bort.

Riskbedömning:

14Är det bestämt hur arbetsgivare och arbetstagarrepresentanter ska samverka i samband med beställning, utformning, utveckling och införande av nya IT-system?

Kommentar

Enligt Arbetsmiljölagen och MBL ska det finnas samverkan i viktiga förändringsarbeten. När det gäller digitala arbetsmiljön behöver alla med arbetsmiljöansvar delta i förändringsarbetet. Speciellt viktigt är det att se till att användarrepresentanter får möjlighet att delta i förändringsarbetet.

Tips och råd

Ta fram riktlinjer för samverkan i förändringsarbetet, till exempel hur användare ska involveras i projektet och att skyddsombudet ska ha en aktiv roll.

Riskbedömning:

15Innebär riktlinjerna för projektet att det planerade systemets verksamhetsnytta, användbarhet och arbetsmiljöeffekter är styrande?

Kommentar

Inte bara tidplan och budget ska vara styrande i ett IT-projekt, utan även effektmål som verksamhetsnytta, användbarhet och digital arbetsmiljö. Projektets fokus ska vara kvaliteten hos det nya IT-systemet snarare än tidplan och budget. Om inte samtliga mål uppnås finns risk att IT-systemet bidrar till allvarliga verksamhetsproblem på sikt.

Tips och råd

Ge tydliga riktlinjer om hur projektorganisationen ska hantera frågor om verksamhetsnytta, användbarhet och
digital arbetsmiljö. Målet måste alltid vara fokuserat på kvaliteterna i det levererade systemet, inte enbart på tidplan och budget.

Riskbedömning:

Övrigt

Här kan ni notera risker som behöver åtgärdas som inte finns med i checklistan

Mall för riskbedömning och handlingsplan
Dokumentnamn
Inför rätt IT - Ledningens ansvar
Checklistans namnDatumVersion
FöretagFramtagen avGodkänd av
Deltagare
BeskrivningListan baseras på följande föreskrifter
Checklista för delprocessen Ledningens ansvar för digitala arbetsmiljön. Med ledningen menas här den högsta ledningen inom en organisation, d.v.s. den eller de personer som har den roll och det ansvar som enligt Arbetsmiljölagen ligger på arbetsgivaren. Genomgång av frågor, svar och en analys av utfallet bör göras av flera personer i samverkan, till exempel ledningsgruppen tillsammans med skyddsombud eller arbetsmiljöombud. Den högst ansvariga i ledningen har ansvar för denna samverkan. För mer information och tips, klicka på ”i”-symbolen till höger.

Checklistan kan användas av chef och skyddsombud för att undersöka vilka risker som finns i verksamheten, till exempel vid en arbetsmiljö- eller skyddsrond. Vissa frågor kan ni behöva gå runt och undersöka, medan andra kan diskuteras vid ett möte. Om det är någon fråga i checklistan som inte är relevant för er kan ni hoppa över den. Tänk på att det kan finnas specifika risker i er verksamhet som inte tas upp i den här checklistan. Kanske behöver ni då ta hjälp av fler checklistor eller undersöka riskerna på annat sätt.

En undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön ska leda till förslag på åtgärder för att få bort eller minska riskerna. Kan de inte åtgärdas på en gång ska de skrivas upp i en handlingsplan. Det kan också vara praktiskt att skriva in i handlingsplanen sådana åtgärder som genomförs omedelbart. Slutligen ska ni kontrollera att de åtgärder som har genomförts har fungerat och fått önskad effekt. Riskbedömningen kan alltså beskrivas som en process i de fyra stegen undersöka – riskbedöma – åtgärda – kontrollera.

Behöver ni mer stöd i arbetsmiljöarbetet? Hos Prevent finns information, verktyg, böcker och utbildningar framtagna av arbetsgivare och fackförbund gemensamt. Se www.prevent.se 		AFS 2015:4Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) AFS 1998:5Arbete vid bildskärm SFS 1977:1160Arbetsmiljölagen (AML) SFS 1976:580Medbestämmandelagen

Strategiska IT-frågor

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
1. Är frågor om organisationens IT-systems verksamhetsnytta, användbarhet och de anställdas digitala arbetsmiljö ett prioriterat ansvar för den högsta ledningen?
2. Har ledningen utfärdat tydliga riktlinjer om att IT-relaterat förändringsarbete ska utgå från verksamheternas behov och särskilt ta hänsyn till systemens verksamhetsnytta, användbarhet och den digitala arbetsmiljön?
3. Finns det arbetssätt för uppföljning och utvärdering som gör att alla med ansvar kommer att följa de strategiska riktlinjerna?
4. Fungerar den kommunikation som ska se till att de ansvariga följer de strategiska riktlinjerna?

Kompetens inom digital arbetsmiljö

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
5. Är det tydligt vem som ansvarar för vad kring den digitala arbetsmiljön?
6. Finns nödvändig kompetens och erforderliga resurser för att hantera frågor om digital arbetsmiljö inom organisationen?
7. Finns det ett systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) inom organisationen och fungerar det bra?
8. Har företagshälsovården fått tydliga uppdrag och riktlinjer som specifikt rör den digitala arbetsmiljön?

Utvärdering av digital arbetsmiljö

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
9. Finns det rutiner för att återkommande undersöka och utvärdera hur IT-systemen fungerar ur ett nytto-, användbarhets- och arbetsmiljöperspektiv?
10. Påbörjas ett förbättringsarbete när det upptäcks brister hos IT-systemen ur ett effektivitets- och arbetsmiljöperspektiv?

IT-relaterade förändringsprojekt

Fråga Ja Nej Ej rel. Riskbedömning Kommentar och åtgärd Ansvarig för utförande Klart när? Kontroll utförd. Datum.
låg med hög
11. Ingår den digitala arbetsmiljön i de riktlinjer för förändrings- och utvecklingsprojekt som rör IT-systemen?
12. Finns den digitala arbetsmiljön med i beställningsunderlaget eller kravspecifikationen för nya IT-projekt?
13. Finns tillräcklig kompetens om användbarhet och digital arbetsmiljö i den projektorganisation som ska genomföra IT-projekt?
14. Är det bestämt hur arbetsgivare och arbetstagarrepresentanter ska samverka i samband med beställning, utformning, utveckling och införande av nya IT-system?
15. Innebär riktlinjerna för projektet att det planerade systemets verksamhetsnytta, användbarhet och arbetsmiljöeffekter är styrande?
Övrigt Här kan ni notera risker som behöver åtgärdas som inte finns med i checklistan

© Prevent – Arbetsmiljö i samverkan Svenskt Näringsliv, LO och PTK
Fler checklistor hittar du på www.prevent.se/checklistor

Checklistan är redan sparad och en länk har skickats till din e-postadress.